Privacy Policy
This policy explains, under the EU General Data Protection Regulation (GDPR) and the German BDSG, what personal data we process when you use the website, the ModerationTool dashboard, or the XMOD Discord bot at xaenny.net (the “Service”), why, on what legal basis, and what rights you have. Section 7 explains the separate roles that apply to data about the members of servers you moderate.
1. Controller
The controller responsible for processing (Art. 4 No. 7 GDPR) is:
Thorben Kalt
Gengenbacher Straße 11
68239 Mannheim, Germany
Email: contact@xaenny.net
We have not appointed a Data Protection Officer, as we are not legally required to. For any privacy question, contact us at the address above.
2. What we process, why, and on what legal basis
| Data | Purpose | Legal basis (Art. 6(1) GDPR) |
|---|---|---|
Account & sign-in — email, username, password hash, or Discord Login (OAuth2 identify, guilds) |
Create and secure your account, sign you in, show your servers | (b) contract; (a) consent for Discord Login |
| Optional saved live token (encrypted at rest) | Run live actions for that Discord account | (a) consent — withdrawable any time |
| Your own Discord applications, if you choose to use them — each application ID and its bot token (encrypted at rest) | Run a server on your own bot instead of our shared one | (b) contract — supplied by you, removable any time |
| Moderation data — per-server settings, warnings, audit log, evidence screenshots, cached/deleted messages, timeout/zap records | Provide the moderation dashboard and history you operate | (b) contract; (f) legitimate interest |
| Bot processing on your servers — member and role IDs, a roster of each server’s members kept so the tool can show and search them (username, nickname, avatar reference, roles, join date, timeout expiry), message content evaluated by AutoMod, Custom Command invocations (who ran a command and any text they passed), a record of moderation actions (who did what to whom, when, and the stated reason), any private notes your staff write about a member, and, where you switch Modmail on, the content of tickets a member opens with your staff team — the answers they give to your intake questions and every message either side sends, including attachments they upload | Run the automated moderation, logging, and commands you configure through XMOD | (b) contract with you; for members’ data we act as your processor — see §7 |
| Team & access data — team membership, assigned role (Admin, Super Team Manager, Team Manager, Team Member), which servers a team is linked to, and which subteams a person is assigned to (the subset of those servers they may work on) | Control who can reach which servers and features | (b) contract |
| Payment data — plan, status, Stripe identifiers. Card details go directly to Stripe; we never store card numbers. | Process paid subscriptions and billing | (b) contract; (c) legal obligation |
| Session cookie | Keep you signed in in this browser | (f) legitimate interest / strictly necessary |
| Server logs — IP, timestamp, URL, user agent | Security and operations | (f) legitimate interest |
| Bot diagnostics — memory and timing readings from your bot's process, and when it stopped. No message content, and no member or account identifiers. | Show you why your bot crashed or slowed down, and keep it running | (f) legitimate interest |
| GIF search queries (only if you search) | Return GIF results via Klipy | (f) legitimate interest / (a) consent |
3. Cookies & local storage
We use strictly necessary cookies (your sign-in session, the elevated staff session, the two-factor and OAuth login steps) and your browser’s local storage for interface preferences (such as theme and layout). These are essential/functional and, under § 25(2) TDDDG (formerly TTDSG), do not require consent. We do not use advertising, tracking, or analytics cookies, and we load no third-party trackers — fonts are served from our own server, so no data is sent to third parties to render the site. If that ever changes, we will ask for your consent first.
4. Recipients & processors
- Hosting — the provider of the server (VPS) that runs xaenny.net.
- Discord (USA) — when you log in or take moderation actions.
- Stripe (Stripe Payments Europe / USA) — payment processing.
- Klipy (USA) — only if you search GIFs.
- Fontshare — fonts on the public pages.
We do not sell personal data and do not use it for advertising.
5. International transfers
Some recipients (Discord, Stripe, Klipy) are in the USA. Transfers are safeguarded by the EU Standard Contractual Clauses and/or certification under the EU–US Data Privacy Framework (Art. 44 ff. GDPR).
6. Retention
Account data is kept while your account is active and deleted on request or closure: closing an account removes its logins, two-factor secret, e-mail record, team and subteam memberships, personal settings and saved Discord session. The moderation record of a server — its audit log, warnings and evidence — belongs to the team that operates that server rather than to any one member, so it stays with the team when a member leaves; we erase it on that team’s instruction (see section 7). Saved tokens persist until you forget them. Where you supply your own Discord application for a server, its bot token is stored encrypted until you remove it in Team Manager → Add bot → Manage bot, or unlink that server, either of which deletes it from our side immediately; you can also reset the token in the Discord developer portal at any time, which makes our copy useless. Billing records are retained as required by German commercial and tax law (generally up to 10 years). Logs are kept only as long as needed for security and operations.
7. Data about the members you moderate (our role)
When you moderate your own servers, XMOD and the dashboard process personal data of your members (for example message content checked by AutoMod, warnings, who used a command, the record of moderation actions taken against a member, any private notes your staff write about them, and, where you switch Modmail on, the whole of any ticket a member opens with your staff team). Modmail is worth calling out on its own: a ticket is a private conversation a member chose to have with you, it is stored until you close and delete it, and everyone on your team who can read that category can read it. For that data you are the controller and we act only as your processor under Art. 28 GDPR, on your documented instructions — i.e. the settings and rules you configure. You are responsible for having a lawful basis and for informing your members. We make a data-processing agreement (DPA) available on request and, absent a separate signed DPA, this section together with our documentation forms the instructions and safeguards for that processing. We do not use members’ data for our own purposes.
8. Your rights
You have the right to access (Art. 15), rectification (16), erasure (17), restriction (18), data portability (20), to object (21), to withdraw consent (7(3)), and to lodge a complaint with a supervisory authority (77). To exercise any right, email contact@xaenny.net. You can also revoke the app in Discord Settings → Authorized Apps.
9. Automated moderation
We do not carry out automated decision-making producing legal effects or profiling within the meaning of Art. 22 GDPR. AutoMod and punishment rules run only on the thresholds and actions you configure and control (for example deleting a message or applying a timeout); those actions are decisions of the operating server, which you can review and adjust at any time.
10. Security & children
The site is served over TLS and saved tokens are encrypted at rest. The Service is not directed at children under 16 (or the minimum age Discord requires in your country).
11. Changes
We may update this policy; the date above will change.
Datenschutzerklärung
Diese Erklärung informiert nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem BDSG darüber, welche personenbezogenen Daten wir verarbeiten, wenn Sie die Website, das ModerationTool-Dashboard oder den XMOD-Discord-Bot auf xaenny.net (den „Dienst“) nutzen, zu welchem Zweck, auf welcher Rechtsgrundlage und welche Rechte Sie haben. Abschnitt 7 erläutert die gesonderten Rollen für Daten der Mitglieder der von Ihnen moderierten Server.
1. Verantwortlicher
Verantwortlich für die Verarbeitung (Art. 4 Nr. 7 DSGVO) ist:
Thorben Kalt
Gengenbacher Straße 11
68239 Mannheim, Deutschland
E-Mail: contact@xaenny.net
Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt, da wir hierzu nicht gesetzlich verpflichtet sind. Bei Fragen erreichen Sie uns unter der obigen Adresse.
2. Was wir verarbeiten, wozu und auf welcher Rechtsgrundlage
| Daten | Zweck | Rechtsgrundlage (Art. 6 Abs. 1 DSGVO) |
|---|---|---|
Konto & Anmeldung — E-Mail, Nutzername, Passwort-Hash oder Discord-Login (OAuth2 identify, guilds) |
Konto anlegen und sichern, Anmeldung, Anzeige Ihrer Server | (b) Vertrag; (a) Einwilligung für Discord-Login |
| Optional gespeichertes Live-Token (verschlüsselt gespeichert) | Live-Aktionen für dieses Discord-Konto ausführen | (a) Einwilligung — jederzeit widerrufbar |
| Ihre eigene Discord-Anwendung, sofern Sie eine nutzen — die Application-ID und deren Bot-Token (verschlüsselt gespeichert) | Ihre Server mit Ihrem eigenen Bot statt unserem gemeinsamen betreiben | (b) Vertrag — von Ihnen bereitgestellt, jederzeit entfernbar |
| Moderationsdaten — serverbezogene Einstellungen, Verwarnungen, Audit-Log, Beweis-Screenshots, zwischengespeicherte/gelöschte Nachrichten, Timeout-/Zap-Einträge | Bereitstellung des von Ihnen bedienten Moderations-Dashboards und der Historie | (b) Vertrag; (f) berechtigtes Interesse |
| Bot-Verarbeitung auf Ihren Servern — Mitglieds- und Rollen-IDs, eine Mitgliederliste jedes Servers, damit das Tool sie anzeigen und durchsuchen kann (Benutzername, Nickname, Avatar-Verweis, Rollen, Beitrittsdatum, Ablauf eines Timeouts), von AutoMod geprüfte Nachrichteninhalte, Aufrufe von Custom Commands (wer einen Befehl ausgeführt hat und übergebener Text), eine Aufzeichnung der Moderationsmaßnahmen (wer wann was gegenüber wem getan hat und der angegebene Grund), private Notizen, die Ihr Team zu einem Mitglied verfasst, sowie, sofern Sie Modmail aktivieren, die Inhalte der Tickets, die ein Mitglied bei Ihrem Team eröffnet — die Antworten auf Ihre Eingangsfragen und sämtliche Nachrichten beider Seiten einschließlich hochgeladener Anhänge | Ausführung der von Ihnen über XMOD konfigurierten automatischen Moderation, Protokollierung und Befehle | (b) Vertrag mit Ihnen; für Mitgliederdaten handeln wir als Ihr Auftragsverarbeiter — siehe §7 |
| Team- & Zugangsdaten — Teamzugehörigkeit, zugewiesene Rolle (Admin, Super Team Manager, Team Manager, Team-Mitglied), mit welchen Servern ein Team verknüpft ist und welchen Subteams eine Person zugeordnet ist (also welche dieser Server sie bearbeiten darf) | Steuerung, wer welche Server und Funktionen erreichen darf | (b) Vertrag |
| Zahlungsdaten — Tarif, Status, Stripe-Kennungen. Kartendaten gehen direkt an Stripe; Kartennummern speichern wir nie. | Abwicklung kostenpflichtiger Abonnements und Abrechnung | (b) Vertrag; (c) rechtliche Pflicht |
| Sitzungs-Cookie | Angemeldet-Bleiben in diesem Browser | (f) berechtigtes Interesse / unbedingt erforderlich |
| Server-Logs — IP, Zeitstempel, URL, User-Agent | Sicherheit und Betrieb | (f) berechtigtes Interesse |
| Bot-Diagnose — Speicher- und Laufzeitwerte des Prozesses Ihres Bots sowie Zeitpunkte, zu denen er gestoppt ist. Keine Nachrichteninhalte, keine Mitglieds- oder Kontokennungen. | Ihnen zeigen, warum Ihr Bot abgestürzt oder langsam war, und ihn am Laufen halten | (f) berechtigtes Interesse |
| GIF-Suchanfragen (nur bei Nutzung der Suche) | GIF-Ergebnisse über Klipy liefern | (f) berechtigtes Interesse / (a) Einwilligung |
3. Cookies & lokaler Speicher
Wir verwenden unbedingt erforderliche Cookies (Ihre Login-Sitzung, die erweiterte Team-Sitzung sowie die Zwei-Faktor- und OAuth-Login-Schritte) und den lokalen Speicher Ihres Browsers für Oberflächen-Einstellungen (z. B. Design und Layout). Diese sind essenziell/funktional und bedürfen nach § 25 Abs. 2 TDDDG (vormals TTDSG) keiner Einwilligung. Werbe-, Tracking- oder Analyse-Cookies setzen wir nicht ein und binden keine Dritt-Tracker ein. Schriftarten werden von unserem eigenen Server ausgeliefert, es werden also keine Daten zur Darstellung der Seite an Dritte übermittelt. Sollte sich das ändern, holen wir zuvor Ihre Einwilligung ein.
4. Empfänger & Auftragsverarbeiter
- Hosting — der Anbieter des Servers (VPS), auf dem xaenny.net läuft.
- Discord (USA) — bei Anmeldung oder Moderationsaktionen.
- Stripe (Stripe Payments Europe / USA) — Zahlungsabwicklung.
- Klipy (USA) — nur bei GIF-Suche.
- Fontshare — Schriften auf den öffentlichen Seiten.
Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten und nutzen sie nicht für Werbung.
5. Drittlandübermittlung
Einige Empfänger (Discord, Stripe, Klipy) sitzen in den USA. Übermittlungen sind durch die EU-Standardvertragsklauseln und/oder eine Zertifizierung unter dem EU-US Data Privacy Framework abgesichert (Art. 44 ff. DSGVO).
6. Speicherdauer
Konto- und Moderationsdaten werden für die Dauer des aktiven Kontos gespeichert und auf Wunsch bzw. bei Schließung gelöscht. Gespeicherte Tokens bleiben, bis Sie sie entfernen. Nutzen Sie für einen Server eine eigene Discord-Anwendung, wird deren Bot-Token verschlüsselt gespeichert, bis Sie ihn im Team Manager unter „Add bot“ → „Manage bot“ entfernen oder diesen Server trennen; beides löscht ihn sofort bei uns. Sie können den Token zudem jederzeit im Discord-Entwicklerportal zurücksetzen, wodurch unsere Kopie unbrauchbar wird. Abrechnungsdaten werden nach den handels- und steuerrechtlichen Vorgaben aufbewahrt (i. d. R. bis zu 10 Jahre). Logs nur so lange, wie für Sicherheit und Betrieb nötig.
7. Daten der von Ihnen moderierten Mitglieder (unsere Rolle)
Wenn Sie eigene Server moderieren, verarbeiten XMOD und das Dashboard personenbezogene Daten Ihrer Mitglieder (z. B. von AutoMod geprüfte Nachrichteninhalte, Verwarnungen, wer einen Befehl genutzt hat, die Aufzeichnung der gegen ein Mitglied ergriffenen Moderationsmaßnahmen sowie private Notizen, die Ihr Team zu ihm verfasst, sowie, sofern Sie Modmail aktivieren, den gesamten Inhalt eines Tickets, das ein Mitglied bei Ihrem Team eröffnet). Modmail sei eigens genannt: Ein Ticket ist ein privates Gespräch, das ein Mitglied bewusst mit Ihnen führt, es wird gespeichert, bis Sie es schließen und löschen, und jede Person Ihres Teams, die diese Kategorie lesen darf, kann es lesen. Für diese Daten sind Sie der Verantwortliche und wir handeln ausschließlich als Ihr Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO, auf Ihre dokumentierte Weisung — d. h. die von Ihnen konfigurierten Einstellungen und Regeln. Sie sind für eine Rechtsgrundlage und die Information Ihrer Mitglieder verantwortlich. Einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) stellen wir auf Anfrage bereit; solange kein gesonderter AVV unterzeichnet ist, bilden dieser Abschnitt und unsere Dokumentation die Weisungen und Garantien für diese Verarbeitung. Mitgliederdaten nutzen wir nicht für eigene Zwecke.
8. Ihre Rechte
Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (16), Löschung (17), Einschränkung (18), Datenübertragbarkeit (20), Widerspruch (21), Widerruf einer Einwilligung (7 Abs. 3) sowie auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (77). Zur Ausübung genügt eine E-Mail an contact@xaenny.net. Die App können Sie zudem in den Discord-Einstellungen → Autorisierte Apps widerrufen.
9. Automatisierte Moderation
Eine automatisierte Entscheidungsfindung mit Rechtswirkung oder Profiling im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt. AutoMod- und Sanktionsregeln laufen ausschließlich anhand der von Ihnen konfigurierten und kontrollierten Schwellen und Aktionen (z. B. Löschen einer Nachricht oder Verhängen eines Timeouts); diese Aktionen sind Entscheidungen des betreibenden Servers, die Sie jederzeit prüfen und anpassen können.
10. Sicherheit & Kinder
Die Seite wird über TLS ausgeliefert, gespeicherte Tokens sind verschlüsselt. Der Dienst richtet sich nicht an Kinder unter 16 (bzw. das von Discord in Ihrem Land verlangte Mindestalter).
11. Änderungen
Wir können diese Erklärung anpassen; das Datum oben ändert sich dann.